Si vous avez un jour tenté de lier un source de données MS Access, requête ou table, à Excel, vous avez sûrement été confronté à l’interprétation aléatoire des champs mémo.

Aléatoire ? Pas tant que ça. Il faut savoir que pour réaliser un export à partir du menu DONNEES EXTERNES / Exporter Excel, MS Access ne se base non pas sur la structure du champ mais sur le contenu des premières lignes. Si dans ces premières lignes il rencontre un contenu de plus de 255 caractères il considère ce champ comme mémo (texte long)… et là tout va bien.

Dans le cas contraire, il tronquera tout le reste à 255 caractères qui est la limite du format Texte Court, anciennement Texte. Adieu vos 32 000 caractères suivant !

Info : Un champ Texte Long, anciennement  Mémo, de la base de données 
Jet (Ms ACCESS) et d'une capacité de 65 535 caractères exactement. 
Une cellule MS EXCEL en contient tout au plus 32 767. 
Il en manquera toujours un peu.

On peut donc oublier l’export CSV ou depuis la commande MS Access, à part faire un tri sur le nombre de caractères de votre champ mémo, si techniquement cela ne pose aucun problème fonctionnellement cela peut ne pas convenir. On ne sera jamais sûr d’avoir la totalité du contenu.

Heureusement, il existe un méthode, certes un peu plus complexe mais également plus efficace. Il s’agit de l’automation. Autrement dit, piloter Excel depuis Access. Il existe une méthode de copie de recordset disponible avec VBA Excel.

CopyFromRecordset

Cette méthode est disponible dans Excel sans ajout de bibliothèque (Références) car il faut le savoir, Excel est un consommateur de Recordset à ses heures.

Voici le code commenté :

Function fInsertInSheet(ByVal strPath As String, 
                        ByVal strFeuille As String, 
                        rst As Recordset2) As Boolean
      '-----------------------------------------------------------------
      ' Procedure : fInsertInSheet
      ' Author    : Fabrice CONSTANS (MVP)
      ' Date      : 21/01/2014
      ' Purpose   : Insère un ou plusieurs enregistrements issu de RST
      '             dans la feuille excel strFeuille du fichier strPath
      '             utilise fFieldFormated() et ADODB
      ' Parameters: strPath = chemin+nom du fichier Xls au format 12.0
      '             strFeuille = la feuille dans laquelle insérer l'enrg
      '             rst = le recordset contenant les données à insérer
      ' Return    : Boolean renvoi vrai si insertion réussie
      '-----------------------------------------------------------------
      '
      'Ecrit le recordset transmis dans la feuille indiquée
          Dim strSql As String
          Dim i As Long
          Dim l As Long
          ' Late Binding (cf mon article)
          Dim oExcel As Object         ' Excel application
          Dim oFeuille As Object       ' la feuille
          Dim oWork As Object          ' le workbook
          Dim boolStateDisplayAlerts As Boolean
          Dim boolStateAskToUpdateLinks As Boolean
          On Error GoTo Errsub
          
          Set oExcel = CreateObject("Excel.Application")
          oExcel.Visible = False
          'enregistre l'état
          boolStateDisplayAlerts = oExcel.DisplayAlerts
          boolStateAskToUpdateLinks = oExcel.AskToUpdateLinks
          'met en mode silentieux
          oExcel.AskToUpdateLinks = False
          oExcel.DisplayAlerts = False
          
          Set oWork = oExcel.Workbooks.Open(strPath) 
          ' ouvre le classeur
          
          Set oFeuille = oWork.Sheets(strFeuille)    
          ' active la feuille
          
          'xlByRows, xlPrevious
          l = 1                     'insertion en ligne 1
          oFeuille.Cells(l, 1).CopyFromRecordset rst 
          'copie recordset
          
          oExcel.Windows(1).Visible = True      
          oWork.Save                            
          'on le sauve

          'remet à l'état d'origine
          oExcel.DisplayAlerts = boolStateDisplayAlerts
          oExcel.AskToUpdateLinks = boolStateAskToUpdateLinks
          
          oExcel.Visible = True
          oExcel.Quit
          
          Set oFeuille = Nothing ' ferme les objet xls
          Set oWork = Nothing
          Set oExcel = Nothing
          fInsertInSheet = True  'ça c'est bien passé !
Exitsub:
         On Error GoTo 0
         Exit Function
              
Errsub:
          fInsertInSheet = False  'il y a un problème

          'ici une gestion d'erreur ou un msg

End Function

Donc voilà un code pas si mystérieux. On ouvre un recordset coté Access et on le copie coté Excel.